Prêt pour des expositions

L'un des principaux objectifs de la Fondation Sancho el Sabio Vital Fundazioa est de garantir l'accès et la diffusion de ses collections comme moyen d'enrichissement culturel, social et économique. C'est pourquoi elle collabore à des expositions organisées par d'autres institutions et groupes basques, en prêtant temporairement des œuvres et du matériel de son fonds bibliographique, documentaire et archivistique pour compléter et documenter d'autres collections et expressions du patrimoine culturel basque.

Le prêt de collections documentaires pour des expositions est un moyen de contribuer à une plus grande diffusion du patrimoine culturel basque conservé par la Fondation Sancho el Sabio Vital Fundazioa. La Fondation établit la procédure suivante pour le prêt de collections du patrimoine documentaire pour des expositions externes :

Envoi de la demande par courrier électronique

1. demande de prêt par l'institution requérante, par le biais d'une lettre adressée à la Direction de la Fundación Sancho el Sabio Vital Fundazioa, qui doit être reçue au moins 3 mois avant la date d'ouverture de l'exposition. Cette demande doit comporter les éléments d'identification suivants : titre de l'exposition, institution demanderesse, nom et adresse de la personne responsable.
Le prêt d'une œuvre est soumis à des considérations scientifiques ou techniques et en tout état de cause à l'état de conservation de l'œuvre, qui doit être évalué par la Fondation.

2. un rapport détaillant l'objet et le contenu de l'exposition, en précisant, en tout état de cause, les points suivants :

• Motif de l'exposition et possibilité d'inclure les œuvres demandées dans l'exposition.
• Liste complète des œuvres demandées, pour lesquelles les détails des références publiées dans le catalogue en ligne doivent être fournis (cote, auteur, titre, détails de la publication ou de l'impression, numéro de volume, année/mois/jour et numéro dans le cas de périodiques, pages dans le cas d'articles, ...).  La Fondation se réserve le droit de demander leur inclusion dans le générique de l'exposition lorsque leur participation dépasse 20 % du nombre total d'œuvres exposées dans l'exposition. Les demandes dans lesquelles les œuvres ne sont pas complètement identifiées ne seront pas autorisées.
• Lieu et dates de l'exposition, dates d'ouverture et de fermeture. Tout changement de lieu et/ou de dates doit être communiqué en temps utile à la direction de la Fundación Sancho el Sabio Vital Fundazioa, qui doit autoriser expressément les changements susmentionnés. 
• Des informations sur les conditions environnementales des salles et un plan de celles-ci, précisant : les valeurs d'humidité relative et de température, l'intensité lumineuse (lux) et les caractéristiques de l'éclairage prévu pour la salle et les vitrines, ainsi qu'une description des infrastructures de climatisation et d'éclairage qui garantissent les conditions requises pour la conservation des collections patrimoniales. La Fondation peut demander pour certaines œuvres, en raison de leur valeur ou de leur état, des conditions de conservation particulières liées aux caractéristiques de la vitrine (individuelle, climatisée, etc.).
• Conditions de sécurité. Un contrat d'assurance doit être signé entre les parties.
• Coordonnées des entreprises de transport et de montage.

3. Durée des expositions : le prêt ne sera consenti que pour un seul lieu, une seule itinérance sera autorisée. Les livres peuvent rester ouverts sur la même page pendant un maximum de 90 jours. Une fois ce délai écoulé, la page sera changée, ce qui doit toujours être fait par un coursier de Sancho el Sabio Fundazioa. La période de prêt d'une même œuvre ne dépassera pas 180 jours (6 mois) d'exposition effective par an. Passé ce délai, les œuvres ne pourront plus être prêtées pendant 4 ans. En ce qui concerne les dessins, les photographies du XIXe siècle, les manuscrits d'une page et les cartes manuscrites, ils ne peuvent être prêtés que pour une durée maximale de 90 jours.

4. Contrat de prêt : un contrat de prêt sera signé entre les parties, qui comprendra les informations mentionnées dans les points précédents.